Homes for Ukraine: Privacy Notice

Homes for Ukraine: Privacy Notice (a translated Ukrainian version can be found under the English language version)

In administering Central Government’s Homes for Ukraine Scheme, the Council processes information relating to those residents who are sponsoring guests from Ukraine. These residents are referred to as ‘Sponsors’ throughout this notice.

The Council also processes information relating to people arriving from Ukraine. They are referred to as ‘Guests’ throughout this notice.

The Council is committed to being transparent about how it collects and uses that data, and to meeting its obligation under the General Data Protection Regulations


The type of personal information we collect

We process the following information for Sponsors of the Scheme:

  • Name, address, date of birth, marital/partner status, family members, and contact details such as your phone number and email address.
  • Identification documents in the application to the Disclosure and Barring Service
  • Identification documents relating to your immigration status in the application to the Disclosure and Barring Service
  • Information relating to any safeguarding, security checks and home assessments required for your suitability to provide support
  • Bank details for the purpose of making ‘Thank You’ payments under the Scheme
  • Criminal allegations, convictions, or offences

We process the following information for Guests of the Scheme:

  • Name, address, date of birth, and contact details such as your phone number and email address, and family member information, including any children/minors arriving in the UK
  • Identification documents, inclusive of photographic images and relevant passport numbers, that confirm the immigration status of Guests
  • Ethnicity / Race
  • Disability/medical/health information
  • Information relating to any safeguarding concerns


How we get the personal information and why we have it

The personal information we receive, store and process are provided to us by the following sources:

  • Surrey County Council
  • Department of Levelling Up, Housing and Communities – UK Government
  • Local Authorities
  • Community and voluntary sector organisations
  • The Disclosure and Barring Service
  • Sponsors and Guests

We process information for Sponsors so we can provide the following:

  • Conduct the mandatory checks for sponsorship, and under-take processes as required as part of the Government Scheme; this includes pre-and post-arrival checks
  • Make applications to the Disclosure and Baring Service
  • Make ‘Thank You’ payments to Sponsors under the Government Scheme
  • Work with community organisations in the delivery of support to Sponsors.
  • Respond appropriately to any queries or concerns about sponsorship arrangements

We process information for Guests so we can provide the following:

  • Conduct the mandatory checks for sponsorship, and under-taken processes as required as part of the Government Scheme
  • The £200 welcome card to all Guests arriving in the Borough.
  • Work with partners in the delivery of home visits, support, and community initiatives
  • Respond appropriately to housing needs and under-take the process for re-matching to a new Sponsor if required
  • Respond appropriately to any concerns about the sponsorship arrangements


We may share this information with:

  • Surrey County Council
  • Department of Levelling Up, Housing and Communities – UK Government
  • Community and voluntary sector organisations; subject to consent or whereby the Council can rely upon a formalised Data Sharing Agreement
  • Local Authorities
  • Police
  • Internal Council departments (Housing, Finance and Revenues)
  • With other hosts for the purpose of re-matching and subject to consent
  • Any other organisation as identified that can meet your support need


Under the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR), the lawful bases we rely on for processing this information are subject to Article 6 of UK GDPR:

  1. Public Interest:

Processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority.

Where checks require the processing of special category data, this processing is necessary for reasons of substantial public interest. We have a statutory duty to respond, act, and report to the appropriate services, any concerns about your health and wellbeing that may your or others harm. Where safe to do so, we shall endeavor to inform you of our actions

The processing of Special Category Data is also required under Section 20 of the Immigration and Asylum Act 1999, and subject to UK GDPR Article 9(2)(g)

  1. Your consent:

The Council may seek your consent to make enquiries or on-ward referrals on your behalf, in relation to activities that fall outside of the public interest.

You can withdraw consent at any time and ask for us to stop processing information that relies upon this legal basis.

You can do this by contacting:

  1. Legal obligation:

The Council has a statutory duty to perform its duties and adhere to the following legislation:

Immigration and Asylum Act 1999

Welfare Reform and Work Act 2016

Children and Families Act 2014

Children and Social Work Act 2017

Children Act 1989

Safeguarding Vulnerable Groups Act 2006

Health and Social Care Act 2012


How long does the Council store your personal information?

Your information is securely stored on the Council’s electronic systems

We keep your personal information provided by any source, along with any associated case notes and correspondence, for a period of 2-years after the closure of the scheme, as per the Memorandum of Understanding (published by the Department of Levelling Up, Housing and Communities)

Please be advised of the following exceptions to data retention. This is in-line with the Councils retention policy:  

Bank details will be deleted upon a Sponsor’s leaving the scheme; however, we will retain records of payments made to a Sponsor for a period of 6-years.

We will retain information that relates to actions taken to safeguard an adult for a period of up-to 10-years, and for a minor for a period of up-to 35-years

Retention periods will be reviewed in-line with any changes to the Homes for Ukraine Scheme introduced by Central Government and subject to any review of the Memorandum of Understanding

Your rights:

As a data subject, you have a number of rights. You can:

  • access and obtain a copy of your data on request.
  • require the organisation to change incorrect or incomplete data.
  • require the organisation to delete or stop processing your data, for example where the data is no longer necessary for the purposes of processing
  • object to the processing of your data where the organisation is relying on its legitimate interests as the legal ground for processing; and
  • ask the organisation to stop processing data for a period if data is inaccurate or there is a dispute about whether or not your interests override the organisation's legitimate grounds for processing data.

Please contact us at: In connection with any of the rights listed above


How to complain

If you have any concerns about our use of your personal information, you can make a complaint to us at:

You can also complain to the ICO if you are unhappy with how we have used your data.

The ICO’s address:           

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House

Water Lane





Helpline number: 0303 123 1113

ICO website:


Житло для українців : Повідомлення про конфіденційність

Маючи всі повноваження управління програмою «Домівки для України», Рада обробляє та перепровіряє інформацію про тих мешканців,які є Спонсорами Гостей з України. Надалі вони будуть згадуватися як «Спонсори» в цьому повідомленні. Спонсор – це резидент Ведикобританії ,який надає житло.

Рада також опрацьовує інформацію щодо осіб,які прибувають до Великої Британії. Надалі вони будуть згадуватися як «Гості»  в цьому повідомленні.

Рада зобов’язується бути прозорою щодо того, як вона збирає і використовує дані та інформацію , а також виконувати свої зобов’язання відповідно до Загальних Правил Захисту Даних.


Вид особистої інформації, яку ми збираємо


Ми обробляємо слідуючу інформацію для Спонсорів:

  • Ім’я, адреса, дата народження, сімейний стан/статус партнера, члени сім’ї та контактні дані, такі як номер телефона та адреса електронної пошти
  • Документи, що посвідчують особу у заяві до Служби Безпеки
  • Документи ,які посвідчують ваш імміграційний статус в заяві до Служби Беспеки
  • Інформація, що стосується будь-яких засобів захисту, перевірки безпеки та оцінки житла, необхідних для ваших потреб ,щоб надати гідну підтримку
  • Банківські реквізити для отримання виплат «Дякую» згідно програми
  • Кримінальні звинувачення, правопорушення або засудження.


Ми обробляємо слідуючу інформацію для Гостей:

  • Ім’я, адреса, дата народження та контактні дані, такі як номер телефона та адреса електронної пошти, а також інформація про членів сім’ї, включаючи дітей, які прибувають до Великої Британії.
  • Документи, що посвідчують особу, включаючи фотографії та відповідні номера паспортів, які підтверджують імміграційний статус Гостей.
  • Етнічна приналежність/ раса
  • Інформація про інвалідність, про стан здоров’я
  • Інформація, що стосується будь-яких питань захисту


Як ми отримуємо особисту інформацію і для чого вона нам необхідна

Особиста інформація,яку ми отримуємо,зберігаємо та обробляємо надається нам із таких джерел:

  • Рада округу Саррей
  • Департамент Житлового Господарства
  • Місцева влада
  • Громадські та волонтерські організації
  • Служба Безпеки
  • Спонсори та Гості

Ми збираємо та обробляємо інформацію для Спонсорів, щоб ми могли надати наступне:


  • Проводити обов’якові перевірки щодо спонсорства в рамках урядової програми «Домівки для України» до та після прибуття Гостей з України
  • Подача заявки до Служби Безпеки
  • Здійснювати виплати «Дякую» Спонсорам згідно програми Уряду.
  • Працювати з громадськими організаціями в наданні підтримки Спонсорам.
  • Реагувати належним чином на будь-які запити та занепокоєння щодо домовленностей про спонсорство.


Ми збираємо та обробляємо інформацію для Гостей , щоб надати наступне:

  • Проводити обов’язкові перевірки щодо спонсорства в рамках урядової програми «Домівки для Украіни»
  • Вітальна карта вартістю 200 фунтів стерлінгів для всіх гостей, які прибувають до району
  • Співпрацювати з партнерами в організації візитів додому, підтримки та громадських ініціатив.
  • Належним чином реагувати на потреби в житлі і при необхідності розпочати процес підбору нового Спонсора.
  • Реагувати належним чином на будь-які занепокоєння щодо домовленностей про спонсорство.

Ця інформація надається:

  • Раді округу Саррей
  • Департаменту Житлового Господарства Уряду Великої Британії
  • Громадським та волонтерським організаціям за умовою нерозголошення, або за умовою , що Рада може покластися на офіційну угоду про обмін даними
  • Місцевій владі
  • Поліції
  • Відділам внутрішньої Ради (житло, фінанси та доходи)
  • Іншим Спонсорам з метою підбору та за згодою
  • Будь-якій іншій організаціі , яка може задовольнити вашу потребу в підтримці


Відповідно до Загального Регламенту Захисту Даних Великої Британії, законні підстави ,на які ми покладаємося для обробки цієї інформації, регулюються статтею 6 Загального Регламенту Захисту Даних Великої Британії:


А. Суспільний інтерес

Обробка необхідна для виконання завдання, яке виконується в суспільних інтересах або під час виконання офіційних повноважень.

Якщо перевірки вимагають обробки даних спеціальної категорії , ця обробка необхідна з міркувань значного суспільного інтересу.

Ми маємо законне право реагувати, належним чином діяти, а також повідомляти відповідні служби про будь-які проблеми щодо стану вашого здоров’я та благополуччя, які можуть завдати шкоди Вам або іншим. Якщо це безпечно, ми проінформуємо Вас про наші дії.


Обробка даних спеціальної категорії також вимагається відповідно до розділу 20 закону про імміграцію та притулок 1999 року та згідно зі статтею 9(2) g Загального Регламенту Захисту Даних Великої Британії.

B. Ваша згода:

Рада може просити Вас про згоду на проведення запитів або подальші дії від Вашого імені щодо діяльності , яка не відповідає інтересам суспільства.

Ви можете будь-коли відкликати згоду та припинити обробку інфомації,яка базується на цій правовій основі.

Ви можете це зробити, надіславши електронного листа за цією адресою:

С. Законний обов’язок:

Рада має правовий обов’язок виконувати свої обов’язки та дотримуватися наступного законодавства:

Закон про імміграцію та притулок 1999 року

Закон про реформу соціального забезпечення та працю 2016 року

Закон про дітей та сім’ю 2014 року

Закон про дітей і соціальну допомогу 2017 року

Закон про дітей 1989

Закон про захист вразливих груп 2006 року

Закон про охорону здоров’я та соціальне запезпечення 2012 року


Як довго Рада зберігає Вашу особисту інформацію?

  • Ваша інформація надійно зберігається в електронних системах Ради. Ми зберігаємо Вашу особисту інформацію, надану з будь-якого джерела, усі записи про справи та повідомлення продягом 2 років після закриття програми відповідно до Меморандуму про Взаєморозуміння (опубліковано Департаментом Житлового Господарства Уряду Великої Британії


Зверніть увагу на наступні винятки щодо збереження даних. Це відповідає політиці Ради:

Банківські реквізити будуть видалені після виходу Спонсора з програми, проте ми зберігатимемо записи про платежі, здійснені Спонсору, протягом 6 років. Ми зберігатимемо інформацію, яка стосується дій, вжитих для захисту повнолітніх, протягом 10 років, а для неповнолітніх – протягом періоду до 35 років. Період зберігання особистоі інформації може переглядатися відповідно до будь-яких змін в программі «Домівки для України», запровадженою Центральним Урядом Великої Британії, а також відровідно до будь-якого перегляду Меморандумом про Взаєморозуміння.


Ваші права:

Що стосується Ваших даних , Ви маєте ряд прав. Ви можете:

  • Отримати доступ і копію Ваших даних за запитом
  • Вимагати від організації змінити неправильні або неповні дані
  • Вимагати від організації видалення або припинення обробки Ваших даних, наприклад, якщо дані більше не потрібні для цілей обробки
  • Заперечувати проти обробки Ваших даних , якщо організація покладається на свої законні інтереси як правову підставу для обробки
  • Попросити організацію припинити обробку на певний період , якщо дані є неточними, або є суперечка щодо того , чи переважають Ваші інтереси над законними підставами організації для обробки Ваших даних.

Будь-ласка, зв’яжіться з нами за адресою: у зв’язку з будь- якими справами, переліченими вище.


Як скаржитися:

Якщо у Вас виникли сумніви щодо використання нами Вашої особистої інформації, Ви можете подати нам скаргу за адресою:

Ви також маєте право поскаржитися в Офіс Уповноваженого з Інформації , якщо Ви незадоволені тим, як ми використали Ваші дані.


Адреса Офісу Уповноваженого з Інформації:

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House

Water Lane




Номер гарячоі лініі: 0303 123 1113